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Guida base per Excel

Page history last edited by PBworks 12 years, 4 months ago

Fare operazioni e grafici con Excel

 

Prima di passare alla parte pratica darò un'infarinatura su come si presenta Excel: chiunque possieda un Windows dotato del pacchetto Office può trovare tale programma cliccando prima su Start e poi sulla casella sovrastante Programmi: lì alla lettera M sarà presente la dicitura Microsoft Excel preceduta da un simbolo di colore verde.

Excel è costituito da un'interfaccia divisa in colonne (nominate con le lettere dell'alfabeto) ed in righe (numerate). Ma passiamo alla pratica:

  1. Individuare la quantità di colonne necessarie allo scopo di creare il grafico.

  2. Nella prima riga è possibile inserire i tipi di valori che intendiamo inserire della colonna sottostante (ad esempio: mele) semplicemente riportandolo attraverso l'uso della tastiera

  3. Si ripete l'operazione per ogni colonna che dobbiamo riempire

  4. A questo punto è necessario inserire il tipo di calcolo che vogliamo effettuare: per fare questo all'interno della prima riga in cui sono presenti i numeri riportati precedentemente, in una delle colonne adiacenti rimaste vuote, si riporta questa dicitura =A1+;-;*;/ (a seconda della operazione che uno intende effettuare)B1 o comunque più in generale le lettere ed i numeri delle righe e delle colonne in cui sono stati inseriti i valori. Premendo invio l'operazione sarà confermata e nella colonna adibita ai risultati comparirà il risultato.

  5. Per estendere l'operazione a tutte le altre righe è necessario cliccare con il mouse sulla casella relativa al risultato cliccare sul vertice in fondo a destra della casella suddetta e trascinare il mouse per tutta le caselle sottostante fino a comprendere tutte le righe dotate di valori.

  6. Nel caso fosse ipoteticamente necessario creare un grafico a partire da un tot di valori è necessario evidenziare le colonne dei cui valori contenuti si vuole creare un grafico selezionare sulla barra in cima alla finestra la voce "Inserisci" ed in seguito la voce Grafico.

  7. A seconda del tipo di grafico che vogliamo selezionare potremo scegliere tra Istogramma, Torta, o semplice curva in un sistema di assi cartesiani X e Y.

  8. In questo ultimo caso quando selezionato comparirà un ulteriore finestre nella quale si dovrà scegliere in che modo far unire i punti: il più utilizzato è quello chiamato "Dispersione con coordinate unite da linee smussate".

  9. Selezionato questo cliccare su Avanti e poi ancora Avanti.

  10. In questa finestra sarà possibile nominare gli assi cartesiani e dare un titolo al grafico stesso.

  11. Concluso digitare Fine.

  12. Per stampare solamente il grafico basta selezionare la finestra apparsa al centro di Excel e digitare stampa sulla barra in cima allo schermo. Nel caso si voglia stampare sia il grafico che la tabella con i relativi dati sarà necessario selezionare l'area nella quale sono contenuti entrambi e digitare stampa.

 

 

Google docs

 

 

Nonostante immagino che la maggior parte di coloro che leggeranno questo documento conoscano solamente Excel come piattaforma per la creazione di tabelle e grafici è giusto informarvi che su Internet è possibile trovare un programma analogo che però offre molti più vantaggi rispetto al programma di Microsoft. Si chiama Google Docs.

Il maggior vantaggio è rappresentato dal fatto che lavori esclusivamente su Internet liberando l'utente dal possedere un pacchetto Office; inoltre la possibilità di lavorare sul Net permette la condivisione delle tue tabelle, dei tuoi grafici ed addirittura dei tuoi documenti scritti (esiste anche una versione analoga a Microsoft Words). In un mondo in cui le distanze tra le nazioni vengono quotidianamente abbattute questo rappresenta sicuramente un passo in avanti verso una "globalizzazione intelligente" in cui sia possibile collaborare ancora più attivamente con colleghi provenienti da un'altra nazione semplicemente rimanendo collegati alla connessione internet del proprio PC. Inoltre il programma è dotato di un sistema di autosalvataggio che registra ogni azione effettuata prevenendo la possibile perdiata di dati.

 

Quella che riporterò qua di seguito è una guida base per l'utilizzo dei questa piattaforma che presenta comunque alcune differenze dal predecessore Excel. Sicuramente la guida sarà incompleta in quanto l'help fornito da Google, a mio avviso, è completamente inutile e le guida su internet sono difficilmente reperibili; quindi invito chiunque conosca più di me questo programma ad aggiornare la mia guida così che possa risultare più funzionale e utile.

Quello che sto creando, infatti, non è altro che il frutto dei miei tentativi che comunque spero abbiano portato a qualche risultato positivo. (La lingua inglese con cui si presenta il sito non aiuta certamente la comprensione).

E' necessario collegarsi al sito http://docs.google.com/

Quella che vi si presenterà davanti è una pagina che possiede un interfaccia simile a quella di Excel anche se a mio avviso quest'ultima è peggiore di quella relativa a Google Docs (naturalmente parlo a livello puramente estetico: quello funzionale lo analizzerò successivamente).

Si ha quindi la solita divisione in righe e colonne le prime numerate, le seconde divise secondo le lettere dell'alfabeto.

L'esecuzione dei calcoli è analoga a quella per Microsoft Excel anche se in questo caso è presente anche un sistema di archiviazione  delle colonne che permette di salvare intervalli di celle (ad esempio da A1 fino a B3) così da poterli richiamare  soprattutto nei calcoli più complicati. Qjuesto si effettua selezionando Formulas nella parte alta dello schermo e poi range names, link che verrà creato  nella parte centrale della barra sottostante quella con scritto Formulas.

Si seleziona create new e nella finestra che si aprirà sarà possibile selezionare l'intervallo che interessa e nominarlo secondo le nostre necessità (ad esempio l'intervallo che va da A1 a B3 gli daremo il nome di Mele così da poterlo richiamare nel momento di bisogno).

Prima dell'azione Formulas è presente il tasto Sort che, se premuto apre una barra con delle sotto azioni particolarmente utili soprattutto per chi usa ggogle docs per creare dei grafici statistici. Infatti i comandi A>Z e Z>A permettono di orientare in modo decrescente o crescente i dati a nostra disposizione, mentre il comando di Frozen consente di congelare determinate colonne o righe così dal preservarle dall'azione di Sorting precedentemente descritta. Inoltre l'azione di Sort viene effettuata su tutti i dati presenti in tabella a partire dalla colonna selezionata attraverso il mouse  direttamente sulla tabella. Le colonne o le righe Frozen al contrario manterranno gli stessi valori o parole.

Infine alla destra di Formulas è presente un'ulteriore azione denominata Revisions che permette di riprendere in mano le modifiche precedentemente effettuate sulla pagina passo per passo, fin dalla nascita del foglio di lavoro (sono infatti datate). Per creare un grafico è necessario selezionare con il mouse il tasto di Add presente in Edit (per trovarlo dovete ricercare in questa barra la figura di un grafico posta all'estremità destra della stessa).

A questo punto si aprirà una finestra nella quale verrà visualizzata l'anteprima del grafico oltre ad essere possibile scegliere fra alcune tipologie di esso (queste varie opzioni sono visibili sull'angolo superiore sinistro della finestra). Nell'angolo superiore destro è invece presente una lista di richieste con le quali è possibile personalizzare il proprio grafico definendo l'asse delle X, l'asse delle Y ed il titolo del grafico. Nell'angolo inferiore sinistro è invece possibile definire l'intervallo di colonne da utilizzare al fine di creare il grafico (esempio A1:D6 che significa includi i valori tra A1 e D6). Cliccando su Save Chart il grafico comparirà al centro del foglio di lavoro. Particolarità (che può essere vista come un difetto o come un vantaggio a seconda dell'utilizzo che se ne fa) di Google Docs è che nel momento in cui selezioni più colonne esso ti crea un grafico con più curve o più istogrammi evidenziando solamente i valori delle Y e non delle X (l'asse delle X rimane bianca) quindi ti permette, al contrario di quanto avviene per Excel, di confrontare tipologie di valori differrenti in un'unica pagina (naturalmente affinchè sia logica una cosa del genere sarà necessario che questi dati possiedano delle X comuni!).

E' conveniente, a mio avviso, utilizzare la prima colonna per esporre la lista delle X, mentre le colonne seguenti per riportare le Y corrispondenti.

Google Docs, nel momento in cui si crea un grafico, permettendo il confronto di più curve o istogrammi, permette la creazione di una legenda rappresentata da un quadrato del colore della curva o dell'istogramma corrispondente: essa viene, di fatto, creata automaticamente quindi non è possibile modificarla agendo direttamente all'interno della finestra dell'Add Chart precedentemente descritta. Per farsì che ad ogni curva venga attribuita la tipologia di valori corrispondente è necessario comprendere all'interno dell'intervallo necessario a disegnare il grafico anche la riga nella quale è presente il nome della tipologia di valori considerati. Per esempio: i valori sono contenuti all'interno dell'intervallo A2:C5 mentre i titoli corrispondenti sono contenuti nelle caselle A1; B1; C1. Il grafico dovrà essere creato inserendo non solo l'intervallo dei valori, ma anche le caselle relative ai titoli, così che ogni curva risulti nominata.

Ma passiamo a evidenziare il vero vantaggio che offre google docs rispetto ad Excel: la possibilità di condividere i propri lavori con il mondo di modo che chiunque possa collaborare con te e contribuire a perfezionare ed arricchire le tue creazioni.

Sul lato destro della barra sovrastante la tabella sono presenti tre opzioni: Discuss, Share, Publish.

Discuss: permette, nel caso in cui un tuo collaboratore stia effettuando delle modifiche su un tuo foglio di lavoro contemporaneamente a te, di comunicare in tempo reale.

Share: permette di invitare come collaboratori o semplici visionatori altre persone che siano dotate di indirizzo e-mail. Il programma infatti invia l'email con allegato il foglio di lavoro così da permettere all'altro di visionarlo e modificarlo. Sono presenti inoltre altre opzioni necessarie a limitare o meno l'accesso delle persone ai propri lavori oppure relative a quanto il soggetto desidera essere informato sulle modifiche dei propri lavori

Publish: permette di pubblicare i tuoi lavoro su una cartella propria raggiungibile da chiunque tramite internet (è dotata infatti di un contatto internet).

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